Ứng dụng của từ điển năng lực trong quản trị nhân sự

1. Năng lực cá nhân là gì?

“Nâng cao năng lực đội ngũ”, “ phát triển năng lực”… luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Nhưng “Năng lực là gì”; “Nâng cao năng lực đến đâu?” và “Làm thế nào để nâng cao năng lực?” thì chưa hẳn đã được hiểu và trả lời đầy đủ đối với bản thân người lao động và cả nhà quản lý.

Năng lực cá nhân được hiểu là kiến thức, kỹ năng, khả năng và hành vi mà người lao động cần phải có, thể hiện ổn định, đáp ứng yêu cầu công việc và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.

Kiến thức: là những thông tin, phương pháp làm việc, quy định, quy trình, thủ tục… mà người lao động cần phải biết và hiểu để thực hiện công việc được giao. Ví dụ: kiến thức pháp luật về lao động, thủ tục bảo hiểm xã hội, quy trình tuyển dụng, phương pháp khảo sát mức độ hài lòng nhân viên v..v.

Kỹ năng: là những hành động, thao tác được thực hiện thuần thục, ổn định trên cơ sở tập luyện và vận dụng kiến thức, để thực hiện và hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: đánh máy vi tính và trình bày văn bản, sử dụng phần mềm nhân sự/kế toán, viết kế hoạch và báo cáo, phỏng vấn tuyển dụng nhân viên v..v.

Khả năng: là những phẩm chất và tố chất cá nhân mà công việc yêu cầu người thực hiện công việc cần có, thông qua quá trình rèn luyện và/hoặc thiên phú. Ví dụ: khả năng chịu áp lực công việc cao; khả năng đàm phán và xử lý xung đột; khả năng hùng biện trước đám đông; khả năng sáng tạo v..v

2. Từ điển năng lực là gì?

Từ điển năng lực là tất cả các năng lực được chuẩn hóa và áp dụng cho mọi chức danh công việc tại tổ chức, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc thù tính chất công việc.

Tùy từng tổ chức sẽ có bộ Từ điển năng lực đặc trưng phù hợp với chiến lược kinh doanh và văn hóa của mỗi tổ chức. Kết cấu của Từ điển năng lực gồm 3 nhóm năng lực chính sau:

Nhóm năng lực chung: phản ánh văn hoá và năng lực cốt lõi của tổ chức, yêu cầu tất cả cá nhân trong tổ chức phải có và thể hiện được trong quá trình làm việc.

Nhóm năng lực chuyên môn/ đặc thù: là những kiến thức, kỹ năng… thuộc lĩnh vực chuyên môn hoặc mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.

Nhóm năng lực quản lý: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch địch, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.

3. Vai trò của Từ điển năng lực trong quản trị nhân sự

Tổ chức là một tập hợp những cá nhân làm việc với nhau nhằm đạt được mục đích, mục tiêu của tổ chức. Năng lực của tổ chức chính là năng lực của từng cá nhân tạo nên, được bồi dưỡng, phát triển thành năng lực cốt lõi đặc trưng của mỗi tổ chức.

Như vậy, nhiệm vụ của quản lý nhân sự chính là việc lựa chọn, phát triển, không ngừng tìm cách nâng cao và sử dụng hiệu quả năng lực làm việc của từng cá nhân. Quá trình trên bắt đầu từ việc xác định những năng lực cần thiết, lựa chọn các cá nhân có năng lực phù hợp, sử dụng và khai thác năng lực, thường xuyên đánh giá và đào tạo, bồi dưỡng năng lực đáp ứng với yêu cầu mới.

Việc xác định và xây dựng các cấp độ tiêu chuẩn năng lực cho mỗi vị trí công việc chuyên môn khác nhau là hết sức quan trọng. Nó sẽ là cơ sở để:

Hoạch định nhân sự: Trên cơ sở năng lực tiêu chuẩn, đánh giá cơ cấu chất lượng nhân sự hiện tại và xác định mục tiêu, kế hoạch phát triển - nâng cao năng lực cho đội ngũ thời gian kế tiếp

Đào tạo & Phát triển: Thông qua đánh giá định kỳ và mục tiêu phát triển năng lực, xác định chính xác nhu cầu và đối tượng cần đào tạo để triển khai kế hoạch đào tạo, đảm bảo tính hiệu quả.

Tuyển dụng:  Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực làm cơ sở đưa ra tiêu chí đăng tuyển/phỏng vấn/tuyển chọn đảm bảo chọn được những ứng viên có được những năng lực mà công việc yêu cầu.

Đánh giá: Tiêu chuẩn năng lực là cơ sở, tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhằm phản ánh khách quan, trung thực về năng lực làm việc của nhân viên.

Tiền lương: Gắn các miền/bậc tiền lương tương ứng với các cấp bậc năng lực. Định kỳ thông qua thử tay nghề và quá trình đánh giá thành tích mà xem xét người lao động đã phát huy được năng lực ổn định ở cấp độ nào để xem xét nâng bậc lương tương ứng.

4. Các bước xây dựng Từ điển năng lực

Bước 1: Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực chung và riêng mà công ty cần có, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.

Bước 2: Xác định các cấp độ (level) từ thấp nhất đến cao nhất và mô tả cho từng cấp độ đó cụ thể và rõ ràng.

Bước 3: Gắn cho mỗi chức danh công việc một tập hợp các năng lực cần có tương ứng với cấp độ phù hợp với yêu cầu công việc.

Bước 4: Đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên với tiêu chuẩn năng lực để xác định khoảng cách, đưa ra các biện pháp về đào tạo và tổ chức nhân sự.

Bước 5: Định kỳ đánh giá về kết quả thực hiện tiêu chuẩn năng lực của từng nhân viên, ở từng đơn vị/bộ phận, Từ đó, xác định mục tiêu tiêu chuẩn năng lực trong giai đoạn kế tiếp phù hợp với định hướng phát triển năng lực cốt lõi của tổ chức.

5. Những khó khăn trong quá trình xây dựng từ điển năng lực:

- Định hướng phát triển, chiến lược kinh doanh, giá trị cạnh tranh cốt lõi không rõ ràng.

- Mục đích, mục tiêu triển khai không cụ thể, bất khả thi.

- Thiếu sự cam kết và quyết tâm của Lãnh đạo.

- Thiếu cán bộ có chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm về từ điển năng lực.

- Thiếu sự thống nhất và đồng lòng của nhân viên do không tuyên truyền đúng.

- Đẽo cày giữa đường do bộ phận nhân sự đảm nhận nhưng quá tải công việc.

- Đưa ra tiêu chuẩn năng lực quá cao hoặc quá thấp so với thực tiễn.

- Sợ sa thải, mất việc, tâm lý hoang mang do hiểu sai mục đích của từ điển năng lực.