10 lỗi cần tránh trong soạn thảo và sử dụng bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là tài liệu không thể thiếu trong quản trị nhân sự như tuyển dụng, giao việc, đãi ngộ, đánh giá thành tích, đào tạo… Qua kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi tổng hợp và chia sẻ với các bạn những lỗi thường gặp, cần tránh sau đây:

1. Chức danh không chuẩn hoá, khó hiểu: Khi tuyển dụng sẽ làm cho người lao động không hình dung được công việc. Do đó, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội tìm được ứng viên phù hợp. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc mà lại không tuyển được người như mong muốn.

2. Mô tả những việc không làm trong thực tế: Sẽ làm sai lệch giá trị của công việc, dẫn đến thiếu chính xác và công bằng trong trả lương. Do vậy khi soạn thảo, bạn cần đảm bảo rằng đang mô tả đúng với thực tế, không đưa vào những việc mà họ không còn làm ở hiện tại cũng như những việc mà trong tương lai mới thực hiện.

3. Mô tả quá chi tiết và/hoặc có quá nhiều thông tin: Bạn đừng nên tham vọng bản mô tả công việc sẽ thay thế cho mọi hướng dẫn, nội quy, quy định, cam kết… vì sẽ không bao giờ là đủ. Bản  mô tả công việc sẽ nhanh chóng bị lỗi thời vì các hướng dẫn, quy định… thì thường xuyên thay đổi. Mặt khác, quá nhiều thông tin trong bản mô tả làm cho người lao động khó xác định được những công việc chủ yếu mà họ phải làm là gì.

Đối với các trách nhiệm công việc chủ yếu, bạn nên tóm ra từ 5 - 7 các nhiệm vụ lớn và với mỗi nhiệm vụ bạn có thể sử dụng từ 2 - 3 các đầu công việc nhỏ để diễn giải, làm rõ ý. Các câu không nên dài quá 2 dòng và hãy bắt đầu bằng một động từ.

4. Mô tả các kiến thức, kỹ năng, … mà người lao động đang có: Hãy nhớ bạn đang mô tả công việc chứ không phải là mô tả con người. Bạn nên xem xét kỹ các trách nhiệm công việc trước khi xác định các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng… đối với người thực hiện và đảm bảo rằng những yêu cầu đưa ra là thật sự cần thiết cho công việc.

5. Sử dụng những thuật ngữ viết tắt, khó hiểu: Đặc biệt là về các lĩnh vực chuyên ngành… sẽ gây khó khăn cho người đọc để hiểu những gì bạn muốn truyền đạt. Trong mọi trường hợp có thể, bạn nên diễn giải, cụ thể những thuật ngữ này bằng những từ ngữ trong sáng, dễ hiểu hơn.

6. Cho rằng bản mô tả công việc là bất biến và không thay đổi: Là một quan niệm sai lầm của nhiều người quản lý. Nội dung công việc của từng vị trí thay đổi theo sự thay đổi của tổ chức và bản mô tả công việc cần phải phản ánh được những sự thay đổi này. Bạn nên xem xét và điều chỉnh lại bản  mô tả công việc ít nhất là 1 lần/năm.

7. Có mà không dùng: Là một hiện tượng mà chúng tôi thường gặp trong quá trình tư vấn cho các doanh nghiệp. Trong khi đó, để xây dựng được một hệ thống bản mô tả công việc là rất “tốn kém”, mất nhiều thời gian và chi phí. Do đó, tổ chức cần phải trả lời được câu hỏi “Mục đích xây dựng để làm gì” và khi đã xây dựng, hãy ứng dụng vào thực tế, tránh lãng phí.

8. Mô tả với mục đích ép công việc vào các hạng, bậc lương mong muốn: Sẽ tạo ra sự không công bằng trong mối quan hệ tiền lương. Vì vậy, khi xây dựng, người viết cần phải công tâm, khách quan, mô tả chính xác, không cao hơn hoặc thấp hơn với thực tế công việc mà mỗi vị trí đang thực hiện.

9. Mô tả công việc quá cao và ít người có khả năng đáp ứng: Vẫn biết ai cũng muốn có được những nhân viên tốt nhất. Tuy nhiên bạn cần cẩn trọng khi giao quá nhiều công việc cũng như đưa ra các tiêu chuẩn quá cao cho một vị trí khi mà thực tế công việc không đòi hỏi cao đến vậy. Đồng thời, bạn cũng đang vô tình tạo ra sự khó khăn trong việc tìm kiếm người phù hợp với vị trí công việc này.

10. Mô tả công việc trùng lắp, chồng chéo giữa các vị trí: dẫn đến sự phân chia trách nhiệm giữa các vị trí không rõ ràng, xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” và có sự đùn đẩy trong công việc. Đây là một lỗi rất thường gặp trong quá trình xây dựng do người viết không có sự đối chiếu, tham khảo một cách có hệ thống với các bản mô tả công việc khác.

Chúng tôi mong các bạn hãy xem đây như là một danh mục các lỗi để bạn tham khảo, đối chiếu, kiểm tra trong quá trình soạn thảo cũng như sử dụng bản mô tả công việc.