Khái quát về Hay Method – Tiếp cận và ứng dụng tại Việt Nam

1. Giới thiệu về Hay Method

Là một phương pháp chấm điểm lượng hóa các công việc (cho điểm các yếu tố) được phát triển bởi Edward N. Hay trong những năm 1940. Hiện nay phương pháp này đã được áp dụng bởi trên 8.000 tổ chức ở 48 quốc gia trên toàn thế giới.

Các yếu tố Hay Method:

Các yếu tố Hay Method được dùng để đo lường giá trị công việc được xem là có tính logic và phản ánh tương đối đầy đủ giá trị công việc. Bao gồm:

Nhóm 1: Know - How - Yêu cầu năng lực, kiến thức

Định nghĩa: Là tổng hợp các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng mà công việc yêu cầu người thực hiện công việc cần có, gồm 3 yếu tố:

- Năng lực chuyên môn - “Depth and Breadth of know how”

- Kỹ năng quản lý - ”Managerial know how”

- Kỹ năng giao tiếp - “Human Relation Skill”

Nhóm 2: Problem Solving - Xử lý/ Giải quyết công việc

Định nghĩa: Là một quá trình tư duy để xử lý công việc gồm nhận biết, xác định và giải quyết vần đề. Khả năng tư duy giải quyết vấn đề được giới hạn bởi những kiến thức, hiểu biết của người xử lý. Gồm 2 yếu tố.

- Điều kiện giải quyết công việc - “Thinking Environment”

- Mức độ phức tạp công việc - “Thinking Challenge”

Nhóm 3: Accountability - Trách nhiệm ra quyết định

Định nghĩa: Đo lường mức độ người thực hiện công việc phải chịu trách nhiệm về kết quả và tầm quan trọng/ảnh hưởng của kết quả này đối với tổ chức. Gồm 3 khía cạnh, yếu tố cần xem xét khi đánh giá:

- Mức độ độc lập ra quyết định - “Freedom to act”

- Tính chất ảnh hưởng - “Impact”

- Mức độ ảnh hưởng - “Magnitude”

Nhóm 4: Working Condition - Điều kiện làm việc

Bao gồm các yếu tố thuộc về môi trường làm việc, được đo lường dựa trên các đặc điểm về cường độ, khoảng thời gian và tần suất . Gồm 4 yếu tố:

- Nỗ lực thể chất - “Physical Effort”

- Môi trường làm việc - “Physical Environment”

- Tập trung giác quan - “Sensory Attention”

- Căng thẳng thần kinh - “Mental Stress”

Bảng điểm của Hay Method

Được thiết kế dưới dạng ma trận có tính logic và có mối quan hệ với nhau, có tính cố định nhưng lại rất linh hoạt, áp dụng cho mọi doanh nghiệp, tổ chức. Theo đó:

- Bảng điểm KH là sự kết hợp của 3 yếu tố (đã đề cập ở trên) để chọn ra được ô giá trị KH chứa 3 cấp bậc giá trị. Tổng điểm giá trị công việc sẽ là tổng điểm của 3 hoặc 4 nhóm yếu tố

- Bảng điểm PS là sự kết hợp của 2 yếu tố để chọn ra được ô giá trị PS chứa 2 cấp bậc giá trị phần trăm (Điểm của PS được tính trên phần trăm điểm KH)

- Bảng điểm AC là sự kết hợp của 3 yếu tố để chọn ra ô giá trị AC chứa 3 cấp bậc giá trị.

Quá trình đánh giá, lựa chọn ô giá trị, cho điểm bị ràng buộc bởi trên 15 nguyên tắc và các bước kiểm soát tính hợp lý giữa các yếu tố và các nhóm yếu tố. Bảng điểm WC bao gồm các khung điểm của 4 yếu tố thuộc nhóm WC. Tổng điểm giá trị công việc sẽ là tổng điểm của 3 hoặc 4 nhóm yếu tố.

2. Điều kiện áp dụng phương pháp chấm điểm yếu tố nói chung và Hay Method nói riêng

- Các chức danh công việc trong xã hội được tiêu chuẩn hóa

- Mô tả công việc hết sức rõ ràng về trách nhiệm - mục đích công việc - quyền về quản lý con người, tài chính.

- Các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, năng lực công việc đã được xác định.

- Rõ ràng về các mối quan hệ trong và ngoài tổ chức và tính chất của các quan hệ ấy.

- Các quy định, quy trình và tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ đã được xác định rõ ràng.

- Phân quyền và chịu trách nhiệm cá nhân là hết sức rõ ý và triệt để

3. Các khó khăn có thể gặp phải khi đánh giá theo phương pháp Hay ở Việt Nam

Theo quan điểm và kinh nghiệm của chúng tôi, việc ứng dụng các yếu tố đánh giá được xem là một gợi ý hợp lý cho việc đánh giá giá trị công việc. Tuy nhiên việc sử dụng bảng điểm và phân hạng các chức danh công việc còn nhiều hạn chế do:

- Các chức danh công việc không được chuẩn hóa trong xã hội cũng như trong tổ chức.

- Các thông tin về công việc không rõ ràng do tổ chức còn nhiều bất cập như giao việc, ủy quyền, phân cấp quản lý, con người.

- Quá trình đánh giá bị ràng buộc bởi nhiều quy tắc và các bước kiểm tra tính hợp lý, yêu cầu người đánh giá phải nắm rõ, hiểu sâu sắc các tiêu chí, cấp độ các yếu tố đánh giá.

- Người đánh giá phải hiểu rõ công việc, mối quan hệ của công việc trong tổ chức một cách toàn diện và phải khách quan khi đánh giá

- (Nội dung công việc, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ ngang, dọc..).

Quan điểm về văn hóa quản lý của mỗi doanh nghiệp có những tính chất và văn hóa đặc thù, chưa thể thay đổi trong một ngày. Do đó cần phải có tính linh hoạt để xử lý các vấn đề hiện tại và tương lai.

Mọi lý thuyết chỉ là màu xám: Nếu áp dụng cứng nhắc, thậm chí “thần thánh hóa” các phương pháp sẽ dẫn đến những thất bại trong cải tiến. Đặc biệt, nếu áp dụng mà không đi sâu, biến đổi, ứng dụng dựa trên thực tế tổ chức để giải quyết vấn đề thì chỉ như một thể thức để trưng bày, giới thiệu chứ không có giá trị nâng cao, cải tiến.