Xây dựng quy chế trả lương - Nội dung và phương pháp thực hiện

Tiếp sau bài viết “Xây dựng cơ chế & quy chế trả lương trong doanh nghiệp” (Lê Anh Cường - Giám đốc Macconsult, đăng trên Tạp chí Nhà quản lý và các website). Thời gian qua, chúng tôi tiếp tục nhận được nhiều yêu cầu và câu hỏi về mẫu quy chế lương, mẫu thang lương  v..v.

Hiện nay, chúng tôi nhận thấy việc xây dựng hệ thống tiền lương ở nhiều doanh nghiệp còn nặng tính hình thức ở việc soạn thảo ra một bộ tài liệu. Việc soạn thảo đó thường không tiếp cận từ góc độ quản lý, xem nhẹ hoặc không phân tích một cách thấu đáo các mục đích cần đạt được, thiếu phương pháp và tính hệ thống.

Tránh soạn thảo, sao chép một cách hình thức, có quy chế mà không ‘’chạy’’, không đáp ứng yêu cầu của quản lý và mong mỏi của người lao động trong hiện tại và tương lai. Chúng tôi muốn chia sẻ về quan điểm xây dựng và nội dung của hệ thống tiền lương, đãi ngộ trong doanh nghiệp để các bạn tham khảo.

Mục đích và yêu cầu cần đạt được là gì?

Hệ thống tiền lương được xây dựng nhằm mục đích tăng cường khả năng thu hút, lưu giữ và ổn định đội ngũ nhân sự, nâng cao mức độ hài lòng, gắn bó của nhân viên, tăng cường hiệu lực và hiệu quả của quản lý. Để đạt được điều này, hệ thống tiền lương cần đáp ứng các yêu cầu/mục tiêu cơ bản sau:

1. Công bằng trong nội bộ doanh nghiệp: Trả lương theo đúng tích chất, mức độ phức tạp công việc đảm nhận (hay còn gọi là giá trị công việc) và mức độ hoàn thành của người lao động trong doanh nghiệp.

Đây là vấn đề khó và nhạy cảm nhất của hệ thống tiền lương. Có câu "không sợ ít, chỉ sợ không công bằng". Thách thức ở đây là phải đánh giá, phân hạng được giá trị của các chức danh công việc thành các nhóm lương từ thấp đến cao. Việc đánh giá phải dựa trên bản mô tả công việc chuẩn và phương pháp phù hợp. Giá trị công việc cần được xem xét, phân tích ở nhiều khía cạnh chứ không chỉ dừng lại ở thâm niên hay bằng cấp. Tại sao chức danh công việc này ở nhóm lương cao hoặc thấp hơn chức danh khác, hoặc cùng một vị trí công việc nhưng trả lương cho người này cao hơn, hoặc thấp hơn người kia... là những câu hỏi phổ biến mà người xây dựng hệ thống tiền lương phải giải đáp.

2. Cạnh tranh so với thị trường lao động: Mức tiền lương được thiết lập trên cơ sở cạnh tranh với thị trường lao động, đảm bảo luôn có thể thu hút và lưu giữ được lao động.

Theo đó, hệ thống tiến lương cần có cơ chế thu thập thông tin mặt bằng tiền lương trên thị trường lao động. Trên cơ sở đó, tùy từng nhóm lao động, doanh nghiệp xác định chiến lược trả lương phù hợp với nhu cầu thu hút - có thể cao hơn, bằng hoặc thấp hơn mức trung bình trên thị trường. Ngoài ra, thang lương hàng năm còn được xem xét điều chỉnh theo tình hình lạm phát, chỉ số giá tiêu dùng.

3. Đảm bảo tính hệ thống: Hệ thống tiền lương phải được xây dựng phù hợp và nhất quán với chiến lược kinh doanh, kế hoạch/ngân sách nhân sự và các chức năng quản lý khác.

Điều này yêu cầu phải có một cái nhìn tổng thể về toàn bộ hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Ví như cơ cấu tổ chức, phân công công việc không rõ ràng dẫn đến đánh giá giá trị công việc không công bằng, bình quân chủ nghĩa. Thiếu cơ chế và tiêu chuẩn đánh giá năng lực, kết quả làm việc dẫn đến xếp lương hoặc tăng lương không có luận cứ, cảm tính hoặc chỉ theo thâm niên, bằng cấp.

Hệ thống tiền lương bao gồm những tài liệu cơ bản gì?

Xây dựng hệ thống tiền lương không chỉ giới hạn ở việc viết một bản Quy chế, mà thường chúng ta sẽ phải nghiên cứu và xây dựng các nội dung sau:

1. Kế hoạch ngân sách tiền lương: Bao gồm kế hoạch lao động, ngân sách tiền lương, thưởng; phân tích chi phí lương theo doanh thu, lợi nhuận, tổng chi phí,v..v so sánh giữa các kỳ và các phương án. Đây là cơ sở để Ban Lãnh đạo cân nhắc, xem xét chiến lược và ngân sách tiền lương, tiền thưởng. 

2. Cấu trúc phân nhóm chức danh công việc: Bao gồm hệ thống Bản phân tích/mô tả công việc và Bảng phân hạng các chức danh công việc trên cơ sở đánh giá giá trị công việc, Sổ tay hướng dẫn đánh giá giá trị công việc.

3. Phương pháp trả lương, thưởng: Gồm các quy định về hình thức và cách tính trả lương, thưởng cho từng nhóm lao động.

4. Hệ thống thang bảng lương: Bao gồm các thang hệ số hoặc mức lương cho từng nhóm lao động, kèm theo các quy định về xếp lương, nguyên tắc thăng tiến bậc lương và cơ chế điều chỉnh thang bảng lương hàng năm.

5. Hệ thống quản trị và đánh giá kết quả hoàn thành công việc: Bao gồm quy trình đánh giá kết quả hoàn thành công việc, kèm theo hệ thống các tiêu chuẩn, tiêu chí và biểu mẫu đánh giá đối với từng loại lao động.

6. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài lương: Bao gồm các hình thức phụ cấp, thưởng, đãi ngộ phi tài chính khác.

Làm các việc đúng trước khi làm đúng các việc?

Dù với vai trò tham mưu nội bộ hay nhà tư vấn độc lập, trước khi nghiên cứu soạn thảo Quy chế tiền lương, chúng ta cần làm rõ và có giải pháp hợp lý, thống nhất với Ban Lãnh đạo về các vấn đề sau:

• Kế hoạch nhân sự và kế hoạch tiền lương đã được xác lập? Có phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp không?
• Cơ cấu tổ chức đã hợp lý chưa? Có thay đổi gì trong tương lai gần không? Các chức danh công việc đã được mô tả rõ ràng chưa?
• Những ưu điểm và hạn chế của cơ chế tiền lương hiện hành là gì? Nguyên nhân ở đâu? Mục tiêu cần đạt được và các giải pháp thực hiện hệ thống tiền lương mới là gì?
• Chiến lược trả lương nào là phù hợp với định hướng phát triển nhân sự? Xây dựng thang lương bằng phương pháp, kỹ thuật nào và luận cứ là gì? Mức độ dãn cách tiền lương là bao nhiêu? Đối với mỗi nhóm lao động, độ rộng, số bậc lương là bao nhiêu thì phù hợp với vòng đời phát triển nghề nghiệp?
• Quản trị và đánh giá kết quả hoàn thành công việc của người lao động theo phương pháp tiếp cận nào (MBO, BSC hay Competency-based)? Vì sao? Các tiêu chí đánh giá là gì? Quy trình đánh giá ra sao? Sử dụng biểu mẫu nào? Trả lương và thăng tiến tiền lương gắn với kết quả hoàn thành công việc như thế nào?
• Ngoài lương, nên có những chế độ đãi ngộ nào khác? Mục đích là gì?
• Hệ thống tiền lương chịu sự điều chỉnh bởi các quy định pháp luật nào? Sự tuân thủ và tính phù hợp của hệ thống tiền lương ra sao trước các quy định này?

Sau khi đã làm rõ và có được giải pháp cụ thể cho các vấn đề nêu trên, đảm bảo được các mục tiêu công bằng, cạnh tranh và tính hệ thống, thì bước việc cuối cùng mới là tổng hợp và dự thảo Quy chế tiền lương.