Bản Mô tả công việc - Công cụ quản trị hữu hiệu

1. Những vấn đề quản lý

Hệ thống lương thiếu công bằng, bất hợp lý, chưa trả lương trên cơ sở giá trị công việc mà theo chế độ bằng cấp, thâm niên. Việc đánh giá hoàn thành công việc chỉ dừng lại ở hình thức, theo cách dĩ hoà vi quý, không khuyến khích và thúc đẩy hiệu quả lao động. Cơ cấu tổ chức chồng chéo, các bộ phận chức năng chưa phát huy được vai trò và nhiệm vụ của mình, định biên nhân sự vừa thừa mà lại vừa thiếu.

Những vấn đề bất cập này có thể nhận thấy ở nhiều doanh nghiệp. Các cấp Lãnh đạo cũng nhận ra từ lâu các tồn tại đó nhưng việc khắc phục, đổi mới thực sự là cả một quá trình. Xây dựng Bản mô tả công việc là một trong những cơ sở tiền đề cho quá trình đổi mới đó.

2. Vai trò của Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Bản mô tả công việc được sử dụng làm cơ sở để:

Tuyển dụng và giao việc

Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình phải làm gì và người quản lý mong đợi gì từ họ. Bản mô tả công việc sẽ là tài liệu quan trọng đính kèm Hợp đồng Lao động. Nó thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được.

Đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương

Căn cứ vào trách nhiệm và khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc v..v đã được mô tả để đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động. Những chức danh có cùng giá trị công việc được xếp vào cùng một nhóm lương. Mọi thay đổi về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương.

Đánh giá thực hiện và hoàn thành công việc

Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu công việc, định kỳ người quản lý và nhân viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết quả thực hiện công việc. Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn thành đều được hai bên làm rõ. Từ đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết thực hiện cụ thể. Kết quả đánh giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương và đề bạt cán bộ.

Phân tích tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, phân công lao động

Thông qua hệ thống các Bản mô tả công việc, người quản lý có thể nhận biết về sự chồng chéo, trùng lắp trong giao việc, khoảng cách giữa năng lực thực tế của người lao động so với yêu cầu của công việc, sự dư thừa và thiết hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh. Từ đó, cùng với các phương pháp phân tích khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

3. Nội dung của Bản mô tả công việc

Độ dài ngắn, chi tiết của Bản mô tả công việc phụ thuộc vào mục đích sử dụng và phương pháp quản lý của từng doanh nghiệp, nhưng thường có những nội dung sau:

- Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập và hiệu lực của Bản mô tả.

- Trách nhiệm công việc: Viết ngắn gọn về 2 hoặc 3 dòng về mục đích công việc. Liệt kê từ 5 đến 7 trách nhiệm công việc chính yếu, nêu rõ tần suất và tỷ trọng phần trăm thời gian thực hiện (tổng cộng là 100%). Các trách nhiệm cần được viết rõ làm việc gì? làm như thế nào? và mục đích cần đạt được của công việc đó?

- Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc: Lưu ý, không phải là thâm niên và bằng cấp của người lao động hiện có mà là theo yêu cầu của công việc.

- Vị trí trong tổ chức : Chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai? về việc gì?

- Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức: Nêu rõ đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc.

- Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng thiết bị và tiếp cận thông tin v..v.

- Điều kiện và môi trường làm việc: Mô tả rõ về điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp v..v.

- Sự cam kết và xác nhận của người quản lý và nhân viên.

4. Hãy bắt đầu

Doanh nghiệp muốn đổi mới tiền lương, định biên nhân sự, hợp lý hoá bộ máy tổ chức, khuyến khích cán bộ, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ v..v. Hãy bắt đầu từ việc xây dựng và cải tiến Bản mô tả công việc. Tuy nhiên, chúng ta cần lưu ý, Bản mô tả công việc không nên được soạn thảo và phê duyệt một cách hình thức, mà phải dựa trên sự phân tích kỹ lưỡng các vị trí công việc, theo các nguyên tắc xây dựng tổ chức.