Tạo động lực nhân viên – các biện pháp cần thực hiện

Ở cái thời “việc phải đi tìm người”, khi các doanh nghiệp chật vật đi tìm nhân sự có năng lực làm việc, giữ chân họ bằng mọi cách có thể thì "tạo động lực" nổi lên là vấn đề quan trọng hàng đầu trong quản lý nhân sự. Vậy tạo động lực là gì? Các yếu tố nào ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên? Các doanh nghiệp, nhất là các SMEs nên làm gì?

Tạo động lực là gì?

Tạo động lực nhân viên (employee motivation) trong quản lý nhân sự được hiểu là cách khích lệ nhân viên, làm cho họ muốn làm việc và cố gắng làm tốt nhất công việc của mình. Một đội ngũ nhân viên có động lực làm việc sẽ luôn hướng đến mục tiêu của tổ chức, nỗ lực nhiều hơn và cam kết chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn. Và chính động lực này làm cho nhân viên gắn kết hơn với tổ chức. 

Ba học thuyết tạo động lực ra đời vào thập niên 50 được xem là nền tảng ban đầu cho các nghiên cứu hiện đại sau này, đó là Thuyết X và Thuyết Y; Thuyết hai nhân tố của Herzberg; Tháp nhu cầu Maslow. Dù cách tiếp cận khác nhau nhưng cả ba học thuyết trên đều có điểm chung là nhận định động lực làm việc ở mức cao nhất của một nhân viên dựa trên sự chủ động tự nhận thức, cảm thấy có giá trị với tô chức, được thể hiện, được ghi nhận và tôn trọng trong công việc.

Các yếu tố ảnh hưởng đến động lực nhân viên

Có nhiều yếu tố tác động đến đến động lực làm việc của một nhân viên. Thứ nhất là các yếu tố có tính chất tài chính, hình thành bên ngoài bản thân nhân viên như điều kiện làm việc, chính sách lương thưởng, phúc lợi. Thứ hai là các yếu tố phi tài chính, hình thành bên trong mỗi nhân viên, đó là cảm xúc, tinh thần nhiệt huyết, mong muốn được làm việc. Nếu như các yếu tố tài chính làm cho mỗi người "cần có công việc", bởi ai cũng cần phải sống thì các yếu tố phi tài chính, liên quan đến cảm xúc của mỗi nhân viên sẽ thôi thúc họ "muốn làm việc và thể hiện, khẳng định bản thân".

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức ngay từ ngày đầu thành lập đều tạo nên những yếu tố tài chính và phi tài chính để thu hút và hấp dẫn người lao động. Tất nhiên, số ít những doanh nghiệp lớn có danh tiếng, cơ sở vật chất, chế độ đãi ngộ và văn hóa doanh nghiệp tốt luôn có sức hấp dẫn hơn để thu hút và lưu giữ nhân tài. Nhưng các doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng các cơ chế thu hút, lưu giữ và trọng dụng nhân tài một cách linh hoạt, sáng tạo và cá nhân hóa hơn.

Vậy các SMEs nên nhận diện, kiện toàn các yếu tố ảnh hưởng đến động lực của nhân viên để biến những động lực này thành sức mạnh tập thể và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Đặc biệt khi bước vào cuộc cách mạng công nghệ 4.0, khi chúng ta đang chứng kiến nhiều “chàng tí hon David” đã chiến thắng các “gã khổng lồ Goliath” như thế nào. Dưới đây là những biện pháp gợi ý để các SMEs tham khảo:

1. Xây dựng cơ chế tiền lương, tiền thưởng có tính cạnh tranh, công băng và tường minh

Mức lương có thể chưa phải là cao nhất, dẫn đầu trong ngành và trên thị trường lao động nhưng bạn cần đảm bảo rằng cơ chế tính lương, thưởng phải rõ ràng, nhất quán, tường minh, công bằng và văn bản hóa với người lao động. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, bài bản của cách thức quản lý và sự tôn trọng đối với người lao động. Nhiều SMEs để mất nhân viên chỉ vì chưa làm tốt điều này.

-    Tiền lương, thưởng có thể bảo mật nhưng cách tính cần công khai và rõ ràng, làm sao để nhân viên cảm thấy cách tính đó là công bằng, là tin cậy cho tất cả mọi người.

-     Mức lương có thể chưa cao nhưng đảm bảo định kỳ được rà soát, đối chiếu với lương thị trường và điều chỉnh nếu có thể. Việc này cần được trao đổi, thông báo tới nhân viên để họ cảm thấy công ty luôn quan tâm và cố găng cải thiện mức thu nhập của mình.

-    Tiền thưởng cần được tính theo cách đơn giản nhất có thể, gắn sát với kết quả đánh giá công việc và công sức của nhân viên. Lưu ý là chi trả tiền thưởng này càng sớm càng tốt mới phát huy hiệu quả tác dụng, nhất là đối với nhân viên kinh doanh, bán hàng (sales).

2. Thiết kế linh hoạt các chế độ nghỉ ngơi, phúc lợi và ưu đãi cổ phần cho từng đối tượng lao động

Nhân viên có chuyên môn và kinh nghiệm luôn được chào mời làm việc nơi khác với những đề nghị hấp dẫn hơn. Họ sẽ quyết định ra đi khi động lực và sự gắn kết với doanh nghiệp bị suy giảm. Họ sẽ ở lại và gắn kết với doanh nghiệp khi họ cảm thấy là một phần của doanh nghiệp bạn, của “gia đình” này và hơn nữa là một phần trong sự thành công. Vì vậy, các SMEs nên thiết kế riêng những chương trình phúc lợi và ưu đãi cho từng đối tượng mà mình muốn lưu giữ, phù hợp với mong muốn và động cơ làm việc của họ.

-    Có thể bạn không tăng lương hoặc thưởng quá cao nhưng cân nhắc thiết kế các chương trình mua bảo hiểm nhân thọ, chăm sóc y tế, hỗ trợ tài chính v..v. cho bản thân người lao động và gia đình họ với những cam kết cống hiến cho doanh nghiệp. Đây đang được xem là biện pháp lưu giữ và gắn kết người lao động hiệu quả và cạnh tranh trong thu hút lao động. Tất nhiên, bạn cần thiết kế gói phúc lợi này trên cơ sở tìm hiểu kỹ nhu cầu và mong muốn của từng nhân viên.

-     Mạnh dạn xây dựng cơ chế để các nhân viên là chủ sở hữu công ty bằng các chính sách mua cổ phần ưu đãi hoặc cổ phiếu thưởng, đặc biệt các vị trí chủ chốt, có năng lực và gắn kết lâu năm. Điều này đối với nhiều chủ doanh nghiệp là khá mâu thuẫn và không dễ quyết định. Nhưng nếu bạn muốn nhân viên có động lực lập nghiệp như bạn? Hãy đặt mình vào mong muốn ấy của nhân viên!

3. Rà soát và kiện toàn cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm, quyền hạn

Có thể bạn băn khoăn sao điều này lại ảnh hưởng đến động lực làm việc? Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự rõ ràng, phù hợp và tính thú vị của công việc với mỗi nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng nhất tạo nên động lực làm việc. Bạn sẽ cảm thấy ra sao khi không biết rõ mình là ai trong công ty? Khi mà trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ đều rối rắm. Chỉ có thể là cảm giác trỗng rỗng, cảm thấy bất lực, vô giá trị. Tất nhiên điều này chỉ đúng đối với những nhân viên có năng lực, sự tự trọng và thực sự muốn cống hiến cho doanh nghiệp. Ngược lại thì “đục nước béo cò”.

Do vậy, định kỳ căn cứ vào thực trạng nhân sự và mục tiêu chiến lược kinh doanh, bộ phận nhân sự tham mưu, đề xuất lãnh đạo thực hiện:  

-     Kiện toàn lại cơ cấu tổ chức các phòng ban, bộ phận, làm rõ các chức danh, trách nhiệm công việc và mối quan hệ, ai quản lý ai, tránh trường hợp trồng chéo, một nhân viên mà có nhiều sếp trực tiếp quản lý.

-     Phân quyền quản lý rõ ràng và triệt để nhất có thể cho từng chức danh quản lý, được phê duyệt về vấn đề gì? Cho ai? Và hạn mức được duyệt là bao nhiêu (số tiền, số ngày phép v.v.)? Văn bản hóa quy định phân quyền và thiết lập quy trình (workflow) phê duyệt tự động.

-     Khảo sát sự hài lòng của nhân viên về sự rõ ràng và phù hợp của mô tả công việc. Trên cơ sở đó, trao đổi với từng người để giúp họ hiểu rõ vị trí và giá trị của họ trong doanh nghiệp. Đồng thời lắng nghe tâm tư và băn khoăn của họ về công việc.

 4. Ghi nhận và tuyên dương kịp thời nhân viên – cách tạo động lực hiệu quả nhất

Khi nào bạn cảm thấy vui vẻ và phấn khích nhất trong công việc? Chắc chắn không phải là lúc được tăng lương hay tiền thưởng mà đó lại là lúc được cấp trên, đồng nghiệp ghi nhận và biểu dương kịp thời về nỗ lực và kết quả công việc của mình. Khi đó bạn cảm thấy mình thành công và được tôn trọng – nhu cầu cao nhất của mỗi người. Với doanh nghiệp đây là cách tạo động lực tiết kiệm và hiệu quả nhất. Với chức năng "Thanks" của HrmCloud, bạn có thể:

-     Nói lời Cảm ơn đến nhân viên, đồng nghiệp ngay khi họ hoàn thành công việc tốt, có những hành động đẹp với đồng nghiệp, thái độ phục vụ tốt với khách hàng... Điều này cho nhân viên của bạn biết mọi người luôn quan tâm, ghi nhận những nỗ lực và thành tích của họ.

-     Công khai cảm ơn nhân viên trước toàn công ty và cho phép các đồng nghiệp có những bình luận và chia sẻ tích cực đối với thành tích đó, được xem là chuẩn mực mà công ty muốn tất cả nhân viên hướng đến.

-    Tuyên dương nhân viên với các danh hiệu như nhân viên xuất sắc hay quản lý của tháng. Không nhất thiết phải có lế tuyên dương tốn kém hoành tráng mà chỉ cần một biểu tượng được gửi trang trọng trên trang web công ty, nơi mọi người có thể nhận thấy hàng ngày và chia sẻ.

Hãy cùng HrmCloud biến việc này trở nên dễ dàng hơn, xây dựng và kiện toàn các yếu tố ảnh hưởng đến động lực của nhân viên để biến chúng thành sức mạnh tập thể và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.