3 bước triển khai thành công phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến

Để triển khai hiệu quả một giải pháp công nghệ về quản trị nhân sự như HrmCloud trong một doanh nghiệp dù mới khởi nghiệp (startup) hay đã có nhiều năm hoạt động với số lượng nhân sự đến nghìn người thì cũng đều cần có lộ trình phù hợp. Thực tế, ứng dụng một giải pháp công nghệ quản lý cũng là một quá trình cải tiến, đổi mới cách thức tổ chức công việc và quản lý trong công ty. 

Giống như các dự án tư vấn quản lý nhân sự, để đảm bảo thành công, chúng tôi thường lấy lợi ích người lao động là trung tâm của sự cải tiến và là người hưởng lợi; lãnh đạo, người làm nhân sự và tư vấn là những người cung cấp dịch vụ. Bởi lẽ, mọi sự cải tiến đều cần nhân viên hiểu, ủng hộ và chính họ thay đổi hành vi làm việc thì sự cải tiến mới thành công. 

3 câu hỏi cơ bản của bất kỳ nhân viên nào mà công ty cần trả lời thỏa đáng, đó là?

1. Tôi là ai trong công ty? (vai trò, trách nhiệm, quyền hạn)

2. Tôi có những lợi ích gì? (lương thưởng, phúc lợi và sự tôn trọng, ghi nhận)

3. Tôi cần đạt được mục tiêu gì? (năng lực cần thể hiện và mục tiêu cần hoàn thành)

Theo đó, quá trình cải tiến và đồng thời ứng dụng phần mềm nhân sự HrmCloud được chia thành ba bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn hóa tổ chức công việc

Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, tên gọi, chức năng nhiệm vụ của các phòng/bộ phận, đảm bảo không thừa, thiếu, trùng lắp, phù hợp với mô hình và chiến lược kinh doanh.

Làm rõ trách nhiệm công việc cũng như mối quan hệ, quyền hạn của từng chức danh trong cơ cấu tổ chức, soạn thảo mô tả công việc.

Phân công cho đến từng nhân viên theo mô tả công việc, phân cấp quản lý, làm rõ ai trực tiếp quản lý ai.

Thiết lập trong phần mềm nhân sự HRMcloud các nguyên tắc, quy trình tự động phê duyệt công việc, ra quyết định nhân sự như nghỉ phép, vắng mặt, công tác, thêm giờ, chấm công, tính lương.

Bước 2: Thiết lập/cải tiến chính sách đãi ngộ - tiền lương

Xác định kết cấu thu nhập và tỷ lệ tiền lương cố định, lương năng suất, thưởng hàng năm, phụ cấp, phúc lợi, chính sách góp vốn ưu đãi, thưởng cổ phần cho từng loại lao động.

Đánh giá giá trị công việc, áp dụng phương pháp trả lương (3P), thiết kế thang lương và nguyên tắc trả lương đảm bảo cạnh tranh, công bằng và khuyến khích tăng năng suất lao động.

Soạn thảo/điều chỉnh quy chế trả lương rõ ràng, tường minh và phổ biến đến từng người lao động, đảm bảo họ được biết, hiểu và góp ý xây dựng.

Thiết lập trong phần mềm nhân sự HRMcloud các kỳ lương, thành phần, công thức tính lương, thưởng,… và gắn áp dụng cho các đối tượng lao động để tự động tính toán ra bảng lương.

Bước 3: Thiếp lập mục tiêu, đánh giá và phát triển năng lực nhân viên

Xác định phương pháp quản lý thực hiện công việc và đánh giá kết quả như: theo mục tiêu (KPIs Balance Scorecard) hay theo năng lực hành vi (competency & behavior) hay kết hợp? Phân cấp đánh giá theo quản lý trực tuyến hoặc theo nhóm 360 độ? Lựa chọn kỳ đánh giá tháng/quý/năm và khung điểm, trọng số, gắn cho từng nhân viên và những người đánh giá để tự động ra kết quả theo BSC

Lựa chọn và áp dụng các mục tiêu KPIs, tiêu chuẩn năng lực trong thư viện của phần mềm quản lý nhân sự HrmCloud và gắn cho từng chức danh công việc, đảm bảo phù hợp với mục tiêu chiến lược, mô tả công việc của công ty.

Tham khảo mẫu quy định quản lý thực hiện công việc và đánh giá nhân viên từ phần mềm nhân sự online HrmCloud, điều chỉnh và ban hành áp dụng để người quản lý - nhân viên nắm rõ và cam kết thực hiện. 

Liên hệ với đội ngũ tư vấn nhân sự của HrmCloud bất cứ khi nào để được chia sẻ kinh nghiệm, phương pháp và hỗ trợ triển khai trong quá trình cải tiến và đồng bộ hệ  thống quản lý nhân sự.