3 tiêu chí ưu tiên trong lựa chọn phần mềm nhân sự

Công nghệ thông tin ngày nay có thể giúp các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có thể nhanh chóng ứng dụng, khai thác để nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp và đầu tư bằng 0, nhất là quản lý nhân sự. Điều mà ở những năm trước là hết sức tốn kém và hạn chế về tính năng, tiện ích.

Một giải pháp công nghệ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí, thời gian, tăng cường sự gắn kết và đồng lòng của nhân viên. Lợi ích của việc đổi mới phương pháp quản lý nhân sự và ứng dụng công nghệ là hết sức rõ ràng và nổi bật. Mọi quy trình quản lý và tổng hợp báo cáo đều được tự động hoá và theo thời gian thực. Từ chấm công, nghỉ phép, công tác, tuyển dụng, đào tạo đến tính lương, đánh giá và khảo sát hài lòng nhân viên,... đều được nhân viên tương tác mọi nơi, mọi lúc, cắt giảm giấy tờ, sai lỗi  và thời gian chờ đợi.

Trước cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4, doanh nghiệp nào chậm chân đổi mới sẽ nhanh chóng mất đi lợi thế và khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, việc chọn một giải pháp quản lý nhân sự trực tuyến phù hợp với nhu cầu và chiến lược đổi mới của doanh nghiệp là một quy trình cẩn trọng, cần cân nhắc trên một số tiêu chí cơ bản.

Với các startup số lượng nhân sự chưa nhiều thì nhu cầu thường muốn bài bản ngay từ đầu và tập trung vào làm việc nhóm trực tuyến, quản lý dự án đang triển khai với chi phí rẻ nhất có thể. 

Với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên, hoạt động và hệ thống quản lý đã có sự ổn định qua các năm thì nhu cầu chuẩn hoá lại hệ thống dữ liệu và cải tiến phương pháp quản lý nhằm nâng cao năng suất và tăng cường kỷ luật, văn hoá làm việc để có thể đón chu kỳ tăng trưởng mới. Do đó, yêu cầu đặt ra là giải pháp phải chuyên nghiệp, đồng bộ, hiệu quả và thực tiễn, đặc biệt rủi ro là thấp nhất có thể.

Các tiêu chí lựa chọn thứ tự ưu tiên như sau:

1. Giải pháp đẩy đủ, chuyên nghiệp đúng với yêu cầu cải tiến.

Theo đó, doanh nghiệp cần xác định rõ các nhu cầu của mình về các chức năng và mức độ nghiệp vụ chuyên môn nhân sự mà giải pháp phải có. Ví dụ như quản lý đầy đủ thông tin nhân viên, tuỳ biến và tự phục vụ, chấm công tự động cho bất kỳ máy nào và ở bất kỳ đâu, tính lương, thưởng, thuế tự động và tuỳ biến, đánh giá nhân viên đa dạng theo các phương pháp khác nhau. Tốt nhất, doanh nghiệp nên có bản Mô tả yêu cầu và danh mục kiểm tra. Nếu được dùng thử demo để có trải nghiệm cụ thể thì dễ dàng so sánh và đối chiếu, lựa chọn.

2. Nhà cung cấp dịch vụ có chuyên môn, kinh nghiệm nhiều năm trong ngành quản lý.

Giải pháp cần tích hợp đồng bộ các dịch vụ hỗ trợ, tư vấn và đào tạo về quản lý nhân sự như thiết kế gói đãi ngộ - tiền lương (3P), cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, khung năng lực phát triển nhân viên hay đánh giá KPIs theo BSC,.. Vì những vấn đề nghiệp vụ này là những yêu cầu cơ bản và cần thiết của quản trị nhân sự hiện đại trong doanh nghiệp hiện nay. Do đó, đối tác cần có chuyên môn, kinh nghiệm và giải pháp đồng bộ về nhân sự chuyên nghiệp. Điều này đảm bảo sự thành công của việc cải tiến và áp dụng giải pháp vào trong thực tiễn của doanh nghiệp, tránh rủi ro bị gián đoạn, "đẽo cày giữa đường" hoặc thậm chí không sử dụng được.

3. Sử dụng tức thì - Đầu tư bằng 0

Thời gian là tiền bạc. Và điều này lại càng đúng với những dự án cải tiến quản lý và ứng dụng công nghệ. Nếu như trước đây việc nghiên cứu, triển khai có thể mất nhiều tháng, thậm chí cả năm trời với chi phí đầu tư ban đầu lên đến tiền tỷ. Giờ đây với mô hình SaaS sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn còn có vài tuần khởi tạo dữ liệu và dùng ngay, đăc biệt không phải đầu tư tiền bạc và nhân lực đầu tư cho nghiên cứu, phân tích, mua sắm thiết bị v..v.. Do đó, một trong những yêu cầu là thời gian áp dụng cần nhanh nhất có thể để tránh những rủi ro và lãng phí về tiền bạc, thời gian và nhân lực. Nếu có sẵn giải pháp để chạy thử dữ liệu, trải nghiệm giao diện và so sánh với các yêu cầu sử dụng để lựa chọn dùng ngay được xem là lựa chọn tối ưu.