Quản lý Thời gian làm việc – Cải tiến nhỏ, lợi ích lớn

Ngày công và Nghỉ phép – Yếu tố quan trọng của quản lý nhân sự

Việc thiết lập các quy định và quản lý thời gian làm việc, nghỉ ngơi của người lao động là một trong những việc đầu tiên và có ảnh hưởng xuyên suốt quá trình quản lý nhân sự. Nếu được thiết kế và thực hiện tốt, quản lý ngày công và nghỉ phép là nhân tố tích cực góp phần kiến tạo nên hệ thống quản lý hiệu quả. Bởi đó:

Là nhân tố tạo nên năng suất lao động: Năng suất lao động chắc chắn tỷ lệ thuận với thời gian làm việc mà một người lao động sẵn sàng và nhiệt tình cống hiến. Làm đủ và đúng giờ, ít nghỉ việc để không làm gián đoạn quá trình công việc v..v. là nhân tố đầu tiên quyết định đến năng suất lao động.

Là kỷ luật và tinh thần làm việc: Ở đâu thời gian làm việc bị lãng phí, bị coi nhẹ, chắc chắn kỷ luật và tinh thần làm việc sẽ rệu rã. Bởi nó thể hiện thái độ và sự cam kết tuân thủ quy định của từng cá nhân và tạo nên kỷ luật tập thể.

Là phúc lợi và sự công bằng: Ở hầu hết doanh nghiệp thì tiền lương tính theo thời gian làm việc và nghỉ phép để tạo thành thu nhập của mỗi người. Do đó, việc rõ ràng, chính xác và kỷ luật trong quản lý thời gian làm việc và phúc lợi nghỉ ngơi chính là nhân tố trực tiếp tạo nên sự công bằng trong ứng xử của doanh nghiệp với người lao động.

Vấn đề kỹ thuật nhưng tốn kém nhiều thời gian và sức lực

Dù chấm công và quản lý ngày nghỉ chỉ là vấn đề kỹ thuật nhưng thường lại tốn kém một lượng thời gian và sức lực không hề nhỏ của bộ phận nhân sự. Điều này dẫn đến không còn nhiều thời gian dành cho các nhiệm vụ quản lý nhân sự có tính chiến lược hơn. Các nguyên nhân có thể kể đến như: 

1.    Thiếu rõ ràng trong chính sách và quy định về chấm công, tăng ca, thêm giờ, chế độ phúc lợi nghỉ hưởng lương và không hưởng lương.

2.    Thiếu sự ủy quyền rõ ràng và tham gia tự phục vụ của các cấp quản lý và  nhân viên trong việc chấm công, phê duyệt phép, công tác v..v. Trong khi đây là việc làm hàng ngày nhưng tập trung hết về bộ phận nhân sự quản lý.

3.    Thiếu công cụ hỗ trợ như máy chấm công, phần mềm quản lý nhân sự để đảm bảo sự tự động, chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, tiền bạc.

Phần mềm chấm công tự động và quản lý nghỉ phép - HrmCloud

Nếu bạn đang quan tâm đến chuẩn hóa quy định thời gian làm việc và chế độ phúc lợi nghỉ ngơi, đồng thời áp dụng chấm công tính lương tự động theo đúng chuẩn mực ngành nhân sự. Hãy cùng phần mềm nhân sự HrmCloud thực hiện các bước sau:

1.    Rà soát và quy định lại các loại thời gian làm việc trong doanh nghiệp, làm rõ các khung giờ chấm công, thời gian đi trễ, về sớm, các nguyên tắc mặc định không cần chấm công, chấm công nhanh và tự động cho nhiều người.

2.    Tạo lịch trình làm việc cho mỗi nhân viên bằng cách gắn các loại giờ làm việc vào mỗi ngày trong tuần, tháng để họ biết rõ lịch trình làm việc của mình.

3.    Thiết lập các loại nghỉ lễ (holiday), nghỉ hưởng lương (paid leave) và không hưởng lương (unpaid leave) với hạn mức (quota) số ngày được nghỉ trong năm và gắn đến từng nhân viên, với các tùy chọn như cho phép nghỉ quá hoặc không, thời hạn sử dụng phép, kết chuyển tồn, dư sang năm sau và tính toán báo cáo tình hình nghỉ phép của từng nhân viên (Leave Balance).

4.    Chấm công nhanh hàng ngày ngay trên giao diện web. Nếu công ty sử dụng máy chấm công vân tay, thẻ từ hoặc nhận dạng khuôn mặt thì có thể kết nối tự động để nhận dữ liệu và chấm công tức thời. Với những lao động di chuyển trên tuyến hoặc tại hiện trường, công trình có thể chấm công bằng điện thoại smartphone theo tọa độ địa điểm cho trước.

5.    Thiết lập cơ chế ủy quyền cho các cấp quản lý hoặc nhân sự phê duyệt các phiếu nghỉ phép, công tác, làm thêm giờ, nghỉ hưởng lương cho nhân viên theo quy trình (workflow) cho trước, tùy biến theo cây quản lý trực tuyến hoặc theo người được chỉ định phê duyệt.

6.    Tự động tạo các bảng công trong tháng và báo cáo đi trễ về sớm cũng như các chỉ số sử dụng thời gian làm việc như tỷ lệ vắng mặt (Absence Rate), tỷ lệ làm việc đến từng bộ phận, nhân viên.

7.    Kiểm soát hạn mức và tình hình sử dụng từng loại nghỉ phép (Leave Balance), gồm: nghỉ hưởng lương (paid leave) và nghỉ không hưởng lương (unpaid leave) đến từng nhân viên và hiển thị bảng thống kê mỗi lần nhân viên và quản lý duyệt phép.

Đội ngũ tư vấn quản lý nhân sự của HrmCloud sẽ luôn sẵn sàng tận tâm lắng nghe thực trạng, nắm bắt nhu cầu và giúp bạn trải nghiệm, ứng dụng thành công, giải quyết tận cùng vấn đề mà bạn đang mong muốn. Hãy xem thêm tại đây và đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.